大学生の電話マナー：これだけは押さえたい５つの基本

大学生の電話マナー、自信ありますか？採用担当者が重視する基本5選で、第一印象を格段にアップ！就活・アルバイトで差がつく、実践的な電話マナーを今すぐマスターしましょう。

就職活動やアルバイトの応募において、企業との最初の接点となることが多い電話。そこでどのような対応をするかで、担当者の第一印象は大きく左右されます。適切な電話マナーを身につけることは、選考を有利に進めるための重要なステップです。逆に、不適切な対応はマイナスイメージに繋がり、せっかくのチャンスを逃してしまう可能性もあります。ここでは、大学生が押さえておくべき電話マナーの基本を5つ、具体的な事例を交えながら解説します。

1. 大学生が電話マナーで差をつける理由

大学生の皆さんが、就職活動やアルバイトの応募で電話をかける機会は少なくありません。企業側は、電話での対応を通じて、応募者の基本的なビジネスマナー、コミュニケーション能力、そして自社への関心の高さを測ろうとしています。例えば、ある調査によると、採用担当者の約7割が、電話での応対で応募者の第一印象が決まると回答しています。丁寧で的確な電話応対は、あなたという人間性や仕事への真摯な姿勢を伝え、他の応募者との差別化を図る強力な武器となります。逆に、声が小さかったり、要領を得ない話し方をしたりすると、「この学生は社会人としての基礎がなっていないのではないか」という印象を与えかねません。ここでは、採用担当者が特に重視する電話マナーのポイントを、具体的な事例と共に見ていきましょう。

2. 採用担当者が重視する電話マナー①：丁寧な挨拶と名乗り方

電話に出た際、またはかけた際に、相手や自分の所属（大学名・氏名）をはっきりと、そして丁寧に伝えることが極めて重要です。これは、相手に失礼なく、スムーズにコミュニケーションを開始するための基本中の基本です。

電話をかける場合:

基本: 「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の△△と申します。□□様（採用担当者名や部署名）はいらっしゃいますでしょうか。」
ポイント: 声はワントーン明るめに、ゆっくりと、はっきりと話しましょう。相手の名前が分からない場合は、「採用ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。」と尋ねます。

電話に出る場合（アルバイト先など）:

基本: 「はい、〇〇（店名・会社名）です。」（すぐに会社名や店名を名乗る）
ポイント: 相手からの用件を伺う際は、「どのようなご用件でしょうか。」と丁寧に対応します。もし、担当者に取り次ぐ必要がある場合は、「少々お待ちください。」と伝え、保留にするか、伝言を預かる旨を伝えます。

避けるべき例:

「もしもし？」とだけ言う。
早口で聞き取れない。
名乗らずにいきなり要件を話し始める。
ため口で話す。

これらの点を意識することで、相手に安心感と信頼感を与えることができます。

3. 採用担当者が重視する電話マナー②：要件を簡潔かつ正確に伝える

相手に時間を取らせないためにも、電話の目的を最初に明確に伝えることが大切です。特に、企業に電話をする際は、相手も忙しいということを念頭に置く必要があります。質問や依頼事項は、事前に箇条書きなどで整理しておき、分かりやすく簡潔に話す練習をしておきましょう。

かける前に準備すること:

電話の目的を明確にする: なぜ電話をするのか（例：説明会への参加申し込み、質問、面接日程の調整など）をはっきりさせます。
聞きたいこと・伝えたいことをリストアップする: 質問事項や伝えたい情報を箇条書きでまとめます。
必要な情報を手元に用意する: 大学の学生証、応募書類、筆記用具、メモ帳などを準備しておきます。

話す際のポイント:

用件を最初に伝える: 「本日は、〇〇（件名）についてお伺いしたく、お電話いたしました。」のように、最初に電話の目的を伝えます。
結論から話す: 長々と前置きをせず、要点を絞って話しましょう。
専門用語は避ける: 相手が理解できる言葉で話します。

具体例: 「先日応募いたしましたインターンシップ選考の件でご連絡いたしました。〇〇大学の△△です。選考結果について、いつ頃ご連絡をいただけるか、おおよその目安をお伺いしたくお電話いたしました。」

このように、聞きたいことを簡潔に伝えることで、相手も状況を把握しやすく、スムーズな対応につながります。

4. 採用担当者が重視する電話マナー③：相手の話をしっかり聞き、復唱確認する

相手の話を遮らず、集中して聞く姿勢は、相手への敬意を示すことにも繋がります。聞き取れなかった場合は、遠慮せずに聞き返すことが大切です。そして、理解した内容を「〜〜ということでよろしいでしょうか？」と復唱して確認することで、認識のずれを防ぎ、後々のトラブルを回避することができます。

聞く際のポイント:

相槌を打つ: 「はい」「ええ」「承知いたしました」などの相槌を適度に入れることで、聞いていることを相手に伝えます。
メモを取る: 重要な情報（日時、担当者名、指示内容など）は、必ずメモを取りましょう。
聞き返す勇気: もし聞き取れなかった場合は、「申し訳ございません、もう一度おっしゃっていただけますでしょうか。」と丁寧に伝え、聞き返します。

復唱確認の重要性: 特に、面接の日程調整や、指示を受けた内容などを確認する際に、復唱確認は非常に有効です。

具体例: 「承知いたしました。それでは、面接は〇月〇日（〇）の午後2時から、場所は御社〇階の会議室ということでよろしいでしょうか？」

このように、自分の理解が正しいかを確認することで、後で「言った、言わない」のトラブルを防ぎ、相手にも丁寧な印象を与えることができます。

5. 採用担当者が重視する電話マナー④：電話の切り方・保留の仕方

電話の終わり方も、相手に与える印象を左右する大切なマナーです。基本的には、相手が話し終わったことを確認してから、「失礼いたします。」と伝え、相手が電話を切るのを待ってから自分も切るのが丁寧な対応とされています。

電話を切る際の注意点:

相手が話し終わるのを待つ: 相手が話し終わる前に「では、失礼します。」と一方的に切ってしまうのは失礼にあたります。
「失礼いたします」を伝える: 自分の発言が終わったら、「それでは、失礼いたします。」と一言添えてから切ります。
相手が切るのを待つ（基本）: 相手が通話終了の合図（「ありがとうございました」など）をしてから、数秒待ってから切るのがより丁寧です。

保留にする場合: 保留にする際は、必ず相手に断りを入れる必要があります。

基本: 「少々お待ちいただけますでしょうか。」または「担当者にお繋ぎしますので、少々お待ちください。」と伝えてから保留にします。
保留時間: 長時間待たせる場合は、「恐れ入ります、もう少しお時間をいただけますでしょうか。」と状況を伝えます。

避けるべき例:

相手が話している途中で一方的に電話を切る。
「はい、はい」と相槌を打つだけで、切るタイミングが分からない。
保留にしたまま、相手を長時間待たせる。

これらの点に注意し、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。

6. 大学生のための電話マナー実践練習と困ったときの対処法

今回紹介した電話マナーは、日頃から意識して実践することで、自然と身につけることができます。家族や友人と電話で話す際にも、丁寧な言葉遣いや、相手の話をしっかり聞く姿勢を意識してみましょう。

実践練習のポイント:

ロールプレイング: 友人や家族と、電話で話す練習をしてみましょう。企業への電話を想定して、挨拶から要件、質問、そして締めの言葉まで一連の流れを練習します。
声に出して読む: 採用情報や企業HPを声に出して読む練習も効果的です。自分の話しやすいスピードやトーンを見つけましょう。
録音して聞く: 自分の電話の声を録音して聞き返すと、客観的に自分の話し方やマナーを把握できます。

困ったときの対処法: 電話中に焦ってしまったり、予期せぬ質問をされたりすることもあるでしょう。そんな時は、以下の対処法を参考にしてください。

落ち着いて深呼吸する: まずは冷静になることが大切です。
「少々お待ちください」と伝える: すぐに答えられない場合は、時間をもらいましょう。
正直に伝える: 分からないことは、正直に「申し訳ございません、その点については確認させていただけますでしょうか。」と伝えます。
メモを取る: 慌てていても、重要な情報はメモを取るようにしましょう。後で落ち着いて整理できます。

これらの基本と実践を繰り返すことで、電話対応に自信が持てるようになります。自信を持って臨むことが、良い結果に繋がるはずです。

まとめ

電話マナーは、就職活動やアルバイト応募において、あなたの第一印象を決定づける重要な要素です。今回ご紹介した、丁寧な挨拶と名乗り方、要件の簡潔な伝達、相手の話をしっかり聞く姿勢、そして適切な電話の切り方・保留の仕方といった5つの基本をマスターすることで、採用担当者に好印象を与え、選考を有利に進めることができるでしょう。日頃から意識して実践し、困ったときの対処法も把握しておくことで、自信を持って電話対応ができるようになります。これらのスキルは、社会に出てからも必ず役立つものです。ぜひ、今日から実践してみてください。

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